Assistante de Direction, Executive Assistant, Douala, eZee Technosys Cameroon

Role Responsibilities/ Responsabilités du rôle

ACTIVITÉS PRINCIPALES

1. Organisation de l’agenda de la Direction Générale et l’Accueil

2. Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien de la Direction (prise de RDV, courriers, e-

mails, congés…).

3. Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.

4. Accueillir physiquement les rendez-vous.

5. Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions,

déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences

téléphoniques…).

6. Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission de la Direction Générale

(documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).

7. Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.

GESTION ET SUIVI ET ARCHIVAGE DES COMPTES RENDUS ET DOCUMENTATION

1. a) Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter que les informations essentielles.

1. b) Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.

1. c) Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à

jour l’information).

1. d) Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.

1. e) Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-

vous prévus et des courriers à envoyer.

1. f) Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs,

reporting…).

1. g) Gérer les notes de frais.

1. h) Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la

conformité des livraisons.

1. i) Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat, être le support ponctuel à

l’administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL…).

COMMUNICATION

1. Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…).

1. Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de la Direction générale).

ACTIVITÉS ÉVENTUELLES

1. Participer à l’organisation de la logistique des recrutements et des formations.

1. Réaliser un suivi administratif du personnel.

1. Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les

fournisseurs, préparation d’un budget, relance clients…).

DIPLOMES REQUIS

1. Formation de niveau Bac +2/3 : BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager,

gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI

1. Formation de niveau Bac +3

1. Master (économie, gestion, lettres, langues ou droit)

DUREE D’EXPERIENCE

Une expérience minimum de trois ans en assistanat de direction ou commercial est requise.

COMPÉTENCES REQUISES

Compétences techniques

• Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)

• Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie,

planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise…)

• Connaissances en gestion administrative

• Connaissance des normes rédactionnelles

• Connaissance des techniques de prise de notes (éventuellement sténographie)

• Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation

• Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire

• Maîtrise de l’organisation d’événements

• Connaissances en droit du travail et législation sociale

• Connaissances en gestion administrative du personnel et en gestion budgétaire

• Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord

• Bon niveau d’anglais, ainsi que d’autres langues (selon l’activité et les implantations de

l’entreprise)

APTITUDES PROFESSIONNELLES

1. Dynamisme

1. Esprit d’initiative

1. Discrétion

1. Organisation et rigueur

1. Polyvalence

1. Réactivité et autonomie

1. Esprit de synthèse et d’analyse

1. Aisance relationnelle

1. Esprit d’équipe

1. Capacités rédactionnelles

1. Sens de l’écoute et de la communication

1. Disponibilité

1. Résistance au stress

1. Capacité à prioriser

1. Capacité d’adaptation

1. Travail en mode projet

Postuler (Apply for the job) sur son site Internet: https://www.linkedin.com/jobs/view/3334850679/

The Weekly Job Report, Le rapport de travail hebdomadaire: https://afriquejobs.com/?s=Job+Report

All companies hiring (Entreprises qui emploi au Cameroun): https://www.afriquejobs.com/2020/07/emplois-jobs-au-cameroun-liste-des.html

More jobs (Plus d\’offres d\’emploi): https://www.afriquejobs.com/