Administrative Assistant, Adjointe administrative, Touboro, UNHCR

Administrative Assistant, Adjointe administrative, Touboro, UNHCR

Role Responsibilities/ Responsabilités du rôle

Eligible Applicants

This position is advertised open to Group 1, Group 2, if applicable, and external applicants.

Procedures and Eligibility

Interested applicants should consult the Administrative Instruction on Recruitment and Assignment of Locally Recruited Staff (RALS).

Duties and Qualifications

Administrative Assistant

Organizational Setting and Work Relationships

The Administrative Assistant will provide administrative assistance to the immediate supervisor and/or Head of the Office, and/or to the Unit as a whole to ensure that routine services and activities within the administrative domain are properly implemented. As per specific instructions, the incumbent may require liaising with other internal or external entities, to ensure effective delivery of services and achievement of objectives. The assignments are mostly standard tasks including limited interpretation of subject matter and information exchange between staff in the office, at the duty station and external officials of other institutions to ensure mutual understanding. The incumbent¿s workload and the assignments will remain under constant guidance and direction of the supervisor.

The Administrative Assistant is a position within an office/Division/Bureau that requires basic knowledge of administrative rules, procedures as well as operational standards of a UNHCR office. The nature of certain administrative/personnel functions require discretion and confidentiality.

All UNHCR staff members are accountable to perform their duties as reflected in their job description. They do so within their delegated authorities, in line with the regulatory framework of UNHCR which includes the UN Charter, UN Staff Regulations and Rules, UNHCR Policies and Administrative Instructions as well as relevant accountability frameworks. In addition, staff members are required to discharge their responsibilities in a manner consistent with the core, functional, cross-functional and managerial competencies and UNHCR¿s core values of professionalism, integrity and respect for diversity.

Duties

Within delegated authority, the Administrative Assistant will be responsible for the following duties: (These duties are generic and may not be carried out by all Administrative Assistant: please refer to the organizational context).

– Arrange appointments/meetings both internal and external, some involving high ranking officials.

– Receive visitors, place and screen telephone calls, respond to routine requests for information and take notes at meetings as and when required.

– Maintain hard and electronic office files and records; classify and code material relating to a variety of topics;

– Receive, review, sort and distribute all incoming and outgoing correspondence, office pouch and material, highlight priority items and attach necessary background information. Maintain a follow up system.

– May be required to maintain/update confidential files.

– Draft routine correspondence, memoranda and reports. Format more complex documents by using the appropriate technology.

– Facilitate implementation of Personnel administrative formalities and processing of documents in relation to official travels, leaves and movements of staff. Support staff members with processing personnel-related documentation.

– Maintain office inventory and stocks of office supplies. Monitor the asset management track to ensure all admin procurements and disposal of UNHCR property are done and recorded accurately.

– Assist the supervisor to monitor and record expenditure/disbursement of funds.

– Following instructions from the supervisor make logistic and administrative arrangements for seminars, workshops, and briefings that may be required by the Office/Division.

– May regulate and monitor routine provision of services and/or shifts from providers, as and when applicable;

– Monitor office/compound facilities and equipment and in consultation with the supervisor take appropriate action to ensure proper functioning at all time.

– Perform other related duties as required.

Minimum Qualifications

Education & Professional Work Experience

Years of Experience / Degree Level

G4 – 1 year relevant experience with High School Diploma; or Bachelor or equivalent or higher

Field(s) of Education

N / A

Certificates and/or Licenses

Business Administration, Finance,          Office Management,

Human Resources                                  or other related field

(Certificates and Licenses marked with an asterisk* are essential)

Relevant Job Experience

Essential

Not specified

Desirable

Not specified

Functional Skills

*IT-Computer Literacy

UN-UN/UNHCR Administrative Rules, Regulations and Procedures

IT-Enterprise Resource Planning (ERP)

(Functional Skills marked with an asterisk* are essential)

Language Requirements

For International Professional and Field Service jobs: Knowledge of English and UN working language of the duty station if not English.

For National Professional jobs: Knowledge of English and UN working language of the duty station if not English and local language.

For General Service jobs: Knowledge of English and/or UN working language of the duty station if not English.

All UNHCR workforce members must individually and collectively, contribute towards a working environment where each person feels safe, and empowered to perform their duties. This includes by demonstrating no tolerance for sexual exploitation and abuse, harassment including sexual harassment, sexism, gender inequality, discrimination and abuse of power.

As individuals and as managers, all must be proactive in preventing and responding to inappropriate conduct, support ongoing dialogue on these matters and speaking up and seeking guidance and support from relevant UNHCR resources when these issues arise.

This is a Standard Job Description for all UNHCR jobs with this job title and grade level. The Operational Context may contain additional essential and/or desirable qualifications relating to the specific operation and/or position. Any such requirements are incorporated by reference in this Job Description and will be considered for the screening, shortlisting and selection of candidates.

Language Requirements

Good knowledge of French and working knowledge of English.

Knowledge of  local language is an asset.

Additional  Information

Please note that UNHCR does not charge a fee at any stage of its recruitment process (application, interview, meeting, travelling, processing, training or any other fees).

Only shortlisted candidates will be invited for an eliminatory written test followed by an interview.

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See below for this postion’s Operational Context

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Nature of the Position (up to 2,500 characters)

À la suite de la crise qu¿a connu la République centrafricaine à partir de la fin de l¿année 2013, les régions du Nord, de l¿Adamaoua et de l¿Est ont connu un afflux massif de réfugiés. Pour une meilleure protection et prise en charge de ces populations, il a été mis sur pied de nouveaux Bureaux dont l¿Unité de terrain de Touboro.

L¿unité de terrain de Touboro apporte assistance et protection à 44 411 Cette population est composée en majorité de musulmans, même si l¿on enregistre un pourcentage de chrétiens.

Directement rattaché au Bureau de terrain de Meiganga, qui répond à la Sous-délégation de Bertoua, l¿ensemble des interventions conduites par le Field Unit de Touboro s¿inscrivent dans une stratégie pluriannuelle 2022-2026, qui vise à susciter l¿adhésion des partenaires aussi bien humanitaires, de développement que du secteur privé en vue de l¿atteinte des objectifs de protection et d¿assistance à travers la mutualisation les ressources et en s¿inscrivant dans la pérennité.

La cohésion sociale, la mobilisation communautaire, la protection de l¿enfance, les actions de prévention et de réponse aux VBG, l¿éducation et la recherche des solutions durables dont l¿autonomisation sont les défis constants rencontrés par cette population qui doit non seulement faire face à la diminution des ressources en général, mais également au ciblage dans les différents secteurs d¿assistance.

En dépit de l’insécurité persistante le long de la frontière avec la République centrafricaine, le Gouvernement du Cameroun a maintenu ses frontières ouvertes et continu à fournir un accès sans restriction à son territoire.

Il est a noter que pour mener a bien toute ces activités, le bureau a besoin de l¿appui de l¿Administration pour la gestion des édifices et des ressources du HCR dans les règles de l¿art.

Au regard de ce contexte, il apparait que le Bureau a besoin d¿un ICT pour assurer la bonne gestion du personnel, du bureau, des équipements et un meilleur suivi des finances du HCR a Touboro.

L¿Assistant a l¿Administration apportera une contribution significative dans le bien-être du staff et la résolution des problèmes de ressources humaines.

Le titulaire est supervisé directement par le Chef de Bureau.

Living and Working Conditions (up to 2,500 characters)

La ville de Touboro est une commune du Cameroun située dans la région du Nord, plus précisément le département du Mayo-Rey. Elle fait partie des quatre arrondissements de ce département, et représente un carrefour entre trois pays : le Cameroun, la Centrafrique et le Tchad. La grande ville la plus proche de Touboro est Ngaoundéré, située à 247 KM, par voie d¿accès bitumée.

NB : le bureau UNHCR Touboro couvre toute la région du nord Cameroun, avec une forte présence dans le département du Mayo-Rey (36,529 Km²), plus précisément dans l¿arrondissement de Touboro (16,610 km²), du fait du nombre important de réfugiés qui y sont installés.

Saisons : Climat de type soudanien, on note 02 grandes saisons :

– Une saison sèche (avec des moments de grande fraicheur le matin et le soir) : de décembre à avril.

– Une saison pluvieuse (avec des averses fréquentes) : de juin à septembre.

– Deux périodes de transition : mai – octobre à novembre.

Les plus hautes températures tournent autour de 35°C.

Eau : la mairie gère un forage pour toute la ville. Cependant l¿eau est insuffisante pour la demande, et le recours aux puits traditionnels est fréquent. On note également la présence de quelques forages construits par des ONG, mais le ravitaillement en eau potable reste un défi.

Electricité : l¿entreprise ENEO est présente et assure la fourniture d¿énergie électrique, elle-même alimentée par groupe électrogène. A cet effet, l¿électricité est présente de 08h du matin à minuit ; mais en cas de pénurie de carburant, il arrive très souvent que la ville reste sans énergie pendant plusieurs semaines. Sur deux mois, on peut compter trois semaines d¿affilé sans électricité.

Téléphone : Trois réseaux de téléphonie mobile sont actifs dans la ville : Orange, MTN et NEXTTEL. Il est recommandé d¿être abonné aux 03 dans la mesure où on observe très souvent des problèmes de réseau et parfois une coupure sur plusieurs jours d¿un des 03 fournisseurs (internet et appels). Dans les localités environnantes, les trois ne sont pas automatiquement actifs

Santé : le plateau technique de l¿hôpital de district de Touboro est plus ou moins fourni, il n¿existe pas de cliniques, plutôt des centres privés et un Centre de Santé Intégré. Par ailleurs, on note la présence d¿une seule pharmacie qui n¿est pas assez fournie mais donne la possibilité de passer la commande des médicaments et attendre quelques jours pour la livraison. Pour un meilleur suivi de santé, il faut se rendre au centre-ville de à Ngaoundéré, à environ 250 km.

Sécurité : De façon globale, la ville de Touboro connait un calme relatif. Les forces de sécurité présentes sont notamment le Bataillon d¿Intervention Rapide (BIR), le Bataillon d¿Intervention Mobile (BIM), la Gendarmerie nationale et le Commissariat de sécurité publique. En dépit de cela, on note des remontées d¿agressions et d¿enlèvements contre rançon, particulièrement à la période des récoltes et vente de bétail. Il est recommandé de suivre les consignes de sécurité.

Langue locale : Foulbé

Duration of Appointment

One-year Fixed-term Appointment.

Closing Date

Closing date for submissions or applications is 4th July 2022

Postuler (Apply for the job) sur son site Internet: https://public.msrp.unhcr.org/psc/RAHRPRDX/EMPLOYEE/HR/c/HRS_HRAM.HRS_APP_SCHJOB.GBL?FOCUS=Applicant&SiteID=2&

The Weekly Job Report, Le rapport de travail hebdomadaire, 6/20/2022: https://afriquejobs.com/2022/06/20/the-weekly-job-report-le-rapport-de-travail-hebdomadaire-06-20-2022/

All companies hiring (Entreprises qui emploi au Cameroun): https://www.afriquejobs.com/2020/07/emplois-jobs-au-cameroun-liste-des.html

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