Administrative Assistant 34385, Adjoint administratif 34385, Bertoua, UNHCR

Administrative Assistant 34385, Adjoint administratif 34385, Bertoua, UNHCR

Role Responsibilities/ Responsabilités du rôle

Eligible Applicants

This position is advertised open to Group 1, Group 2, if applicable; and external applicants.

Procedures and Eligibility

Interested applicants should consult the Administrative Instruction on Recruitment and Assignment of Locally Recruited Staff (RALS).

Duties and Qualifications

Administrative Assistant

Organizational Setting and Work Relationships

The Administrative Assistant will provide administrative assistance to the immediate supervisor and/or Head of the Office, and/or to the Unit as a whole to ensure that routine services and activities within the administrative domain are properly implemented. As per specific instructions, the incumbent may require liaising with other internal or external entities, to ensure effective delivery of services and achievement of objectives. The assignments are mostly standard tasks including limited interpretation of subject matter and information exchange between staff in the office, at the duty station and external officials of other institutions to ensure mutual understanding. The incumbent¿s workload and the assignments will remain under constant guidance and direction of the supervisor.

The Administrative Assistant is a position within an office/Division/Bureau that requires basic knowledge of administrative rules, procedures as well as operational standards of a UNHCR office. The nature of certain administrative/personnel functions require discretion and confidentiality.

All UNHCR staff members are accountable to perform their duties as reflected in their job description. They do so within their delegated authorities, in line with the regulatory framework of UNHCR which includes the UN Charter, UN Staff Regulations and Rules, UNHCR Policies and Administrative Instructions as well as relevant accountability frameworks. In addition, staff members are required to discharge their responsibilities in a manner consistent with the core, functional, cross-functional and managerial competencies and UNHCR¿s core values of professionalism, integrity and respect for diversity.


Within delegated authority, the Administrative Assistant will be responsible for the following duties: (These duties are generic and may not be carried out by all Administrative Assistant: please refer to the organizational context).

– Arrange appointments/meetings both internal and external, some involving high ranking officials.

– Receive visitors, place and screen telephone calls, respond to routine requests for information and take notes at meetings as and when required.

– Maintain hard and electronic office files and records; classify and code material relating to a variety of topics;

– Receive, review, sort and distribute all incoming and outgoing correspondence, office pouch and material, highlight priority items and attach necessary background information. Maintain a follow up system.

– May be required to maintain/update confidential files.

– Draft routine correspondence, memoranda and reports. Format more complex documents by using the appropriate technology.

– Facilitate implementation of Personnel administrative formalities and processing of documents in relation to official travels, leaves and movements of staff. Support staff members with processing personnel-related documentation.

– Maintain office inventory and stocks of office supplies. Monitor the asset management track to ensure all admin procurements and disposal of UNHCR property are done and recorded accurately.

– Assist the supervisor to monitor and record expenditure/disbursement of funds.

– Following instructions from the supervisor make logistic and administrative arrangements for seminars, workshops, and briefings that may be required by the Office/Division.

– May regulate and monitor routine provision of services and/or shifts from providers, as and when applicable;

– Monitor office/compound facilities and equipment and in consultation with the supervisor take appropriate action to ensure proper functioning at all time.

– Perform other related duties as required.

Minimum Qualifications

Education & Professional Work Experience

Years of Experience / Degree Level

G4 – 1 year relevant experience with High School Diploma; or Bachelor or equivalent or higher

Field(s) of Education

N / A

Certificates and/or Licenses

Business Administration, Finance,          Office Management,

Human Resources                                  or other related field

(Certificates and Licenses marked with an asterisk* are essential)

Relevant Job Experience


Not specified


Not specified

Functional Skills

*IT-Computer Literacy

UN-UN/UNHCR Administrative Rules, Regulations and Procedures

IT-Enterprise Resource Planning (ERP)

(Functional Skills marked with an asterisk* are essential)

Language Requirements

For International Professional and Field Service jobs: Knowledge of English and UN working language of the duty station if not English.

For National Professional jobs: Knowledge of English and UN working language of the duty station if not English and local language.

For General Service jobs: Knowledge of English and/or UN working language of the duty station if not English.

All UNHCR workforce members must individually and collectively, contribute towards a working environment where each person feels safe, and empowered to perform their duties. This includes by demonstrating no tolerance for sexual exploitation and abuse, harassment including sexual harassment, sexism, gender inequality, discrimination and abuse of power.

As individuals and as managers, all must be proactive in preventing and responding to inappropriate conduct, support ongoing dialogue on these matters and speaking up and seeking guidance and support from relevant UNHCR resources when these issues arise.

This is a Standard Job Description for all UNHCR jobs with this job title and grade level. The Operational Context may contain additional essential and/or desirable qualifications relating to the specific operation and/or position. Any such requirements are incorporated by reference in this Job Description and will be considered for the screening, shortlisting and selection of candidates.

Language Requirements

Good knowledge of French and English

Additional  Information

Please note that UNHCR does not charge a fee at any stage of its recruitment process (application, interview, meeting, travelling, processing, training or any other fees).

Only shortlisted candidates will be invited for an Eliminatory Written test and an interview.

Female candidates are encouraged.


See below for this postion’s Operational Context


Nature of the Position

La Sous-délégation de Bertoua enregistre près de 315,061 réfugiés centrafricains, en majorité des musulmans, répartis dans les régions de l¿Est, de l¿Adamaoua et du Nord du Cameroun où ils sont installés dans des sites aménagés ou encore en dehors de ceux-ci..

Entre 2006 et 2013, les conflits armés en République centrafricaine ont provoqué un afflux massif de réfugiés centrafricains vers ces régions du Cameroun. Hébergés dans des zones où les populations sont déjà très vulnérables à la sécurité alimentaire, à la malnutrition, aux épidémies et où à l¿accès aux services sociaux de base du reste limités. La pandémie de COVID-19 a de surcroit renforcé ces besoins humanitaires. La situation sécuritaire tendue en République centrafricaine (RCA) s¿est détériorée pendant la période ayant précédé ou suivi les élections présidentielle et législatives du 27 décembre 2020. Plusieurs groupes armés ont créé une coalition, et se sont engagés dans de violentes actions dans diverses régions du pays contre les troupes gouvernementales, les casques bleus et les civils entrainant ainsi l¿afflux continu des refugies centrafricain. En dépit de l’insécurité persistante en RCA, le Gouvernement du Cameroun a maintenu ses frontières ouvertes et continu à fournir un accès sans restriction à son territoire.

Sur le plan opérationnel, le programme fait face de façon progressive chaque année à une réduction du niveau de financement impactant de façon significative la qualité de la réponse opérationnelle en faveur des réfugiés. Dans ce contexte, une emphase est mise sur les activités de Livelihoods et inclusion économique visant l¿autonomisation des réfugiés. Des efforts sont consentis pour intégrer les réfugiés dans les programmes nationaux d¿éducation, de santé, de protection des enfants, des femmes et des personnes vivant avec handicap.  La stratégie MYMP a aussi été élaborée à cet effet pour susciter l¿adhésion des partenaires aussi bien humanitaires, de développement que du secteur privé en vue de l¿atteinte des objectifs de protection et d¿assistance à travers la mutualisation les ressources.

L¿Assistant(e) a l¿Administration (G4) du Bureau du HCR à Bertoua est supervisé directement par l¿Associe principal Administratif (G7) ou un autre membre du personnel lorsque l¿ampleur de l¿opération l¿exige. Outre les taches administratives a lui assignes : Gestion et entretien des bureaux et autres bâtiments du HCR, l¿assistant dans la gestion des ressources en général y compris les ressources financières humaines et matérielles, l¿Assistant a l¿administration s¿assure de la bonne gestion de la flotte de véhicules du HCR et supervise les assistants au transport (chauffeurs)

Living and Working Conditions

La ville de Bertoua est le Chef-lieu de la Région de L¿Est située à 338 km de Yaoundé la capitale politique, 90 Km de Batouri, 245 km de Garoua Boulai et 340 km de Meiganga. Avec un climat de type tropical, La ville maintient quatre saisons : 02 sèches et 02 pluvieuses. La desserte en électricité s¿est nettement améliorée. Cependant, la desserte en eau demeure un problème et plusieurs habitants recourent à des forages privés. Il n¿y a pas de compagnie aérienne qui dessert Bertoua et tous les déplacements se font par route.

Le système bancaire fonctionne avec 06 banquent disposant d¿ATMs. Il existe également des Microfinances et des agences de transfert d¿argent.

Il n¿existe pas d¿école internationale tant au niveau primaire que secondaire. La ville compte environ six lycées d¿enseignement général et technique, une annexe de la faculté des Sciences Juridique et Politique de l¿Université de Yaoundé II et une université (¿Université Catholique d¿Afrique Centrale).

La ville de Bertoua est dotée d¿un hôpital régional. Il existe aussi un hôpital militaire (la Garnison) et un hôpital privé EPC. Il existe par ailleurs quelques cliniques et centres de santé dans la ville. Le staff préfère généralement se rendre à Yaoundé qui possède des hôpitaux nettement mieux équipés. Un système de référence médicale ou d¿évacuation médicale pour les cas complexes est en place au bénéfice du staff.

Il n¿existe pas de supermarché à Bertoua ni de Mall mais la ville possède 2 grands marchés et plusieurs boutiques ou l¿on peut se procurer des articles basiques.

Classée au niveau de sécurité SLS-2 (Low), la ville de Bertoua est relativement calme, mais on note quelques fois des vols et quelques agressions. Les autorités administratives recommandent de ne pas circuler à moto entre 22H00 et 06H00. Les services de gardiennage sont offerts principalement par la société DAK qui est recommandée par l¿UNDSS.

Duration of Appointment

One-year Fixed-term Appointment.

Closing Date

Closing date for submissions of applications is 22 March 2022

Postuler (Apply for the job) sur son site Internet:

The Weekly Job Report, Le rapport de travail hebdomadaire, 07/03/2022:

All companies hiring (Entreprises qui emploi au Cameroun):

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