LOGISTICS ASSISTANT, ASSISTANT LOGISTIQUE, Douala, Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation (EGPAF)

LOGISTICS ASSISTANT, ASSISTANT LOGISTIQUE, Douala, Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation (EGPAF)

Role Responsibilities/ Responsabilités du rôle

Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation (EGPAF) is on a mission to create a world where no mother, child, or family is devastated by HIV and AIDS, and we are making an impact.

We are a proven leader in the global fight to end HIV and AIDS, and an advocate for every child to live a full and healthy life into adulthood. For more than 30 years, EGPAF has been a leader in meeting urgent needs in pediatric HIV and AIDS in the world’s most affected regions. We carry out our values of passion, innovation, teamwork, leadership, integrity, excellence and equity every day, while maximizing our impact in the communities we serve. Join us on our fight for an AIDS-free generation!

Title: Logistics Assistant

Department: Operations

Location: Cameroon – Douala

Reports To: Logistics and Asset Management officer

Direct Reports: Logistics and Asset Management officer

Closing Date: 11/15/2021

How will you fight for an AIDS-free generation?

The Logistic Assistant works under the supervision and guidance of the Logistic and Asset Management officer. The Logistic Assistant is personally accountable for the respect and the implementation of the Foundations procedures.

Main tasks and expected results

No two days are alike at EGPAF, but what can you expect as a Logistics Assistant  ?

TRANSPORT & VEHICLES MANAGEMENT

Provide advice and support on vehicle repair and management in liaison with transport officer;

Provide the weekly Schedule plan of the vehicles and share with the all the program and requestor;

Prepare and submit of the Approval of his supervisor the Monthly Vehicle Consumption report of Foundation’s Cars

Ensure that all the Foundation’s Cars have the required documentation by the Government ;

Organize the movement of vehicle, and drivers, approve of the out of warehouse. Take all in initiative in accordance with his supervisor to provide the program needs;

Ensure that the vehicles and drivers comply with all the conditions of the fleet management policy in relation to the operations.

WAREHOUSE MANAGEMENT

Prepare all necessary documentation for the receipt of all goods and services from the suppliers including GRN, after the technical control of requestor of technical unit authorized by signing the delivery note;

Check carefully before receives all the goods in quality and quantity which have to be stored;

In accordance with his supervisor, monitor goods leave the warehouse

Maintain good filing system for all goods received Notes, procurement documentation, Good Issue Order;

Stamps the delivery note and presents the procurement file to his supervisor for review;

Proceeds to the copies and archiving of procurement file as per procurement procedure;

Keeps record of fixed items in office (Office and program furniture).

Provides monthly inventory of items to his supervisor to be attached to the monthly report.

Carries out quarterly physical inventory of all items and issues inventory control document;

Implement and update the bin cards for all the items issued or received in/from the pharmacy and warehouse. Ensure that requisition forms and good issue orders (GIO) are correctly filled for all items that leave the warehouse;

Ver ify and co unt, con s u mables and equipment, programs input and ensure that it corresponds with the quantities indicated in the waybills; invoice or GRN;

Once delivered to the warehouse, makes sure the items are sent to field thought the program admin Assistant;

Ensure the movements of items stored;

Make sure that the physical quantity of some items is compiled to stock card

Make sure that there is a good receive note for each item to store;

Make sure that there is a Good Issue Order with all the signatures before a leave of good from warehouse;

Ensures all warehouse operations are fully documented (fuel, warehouse, program input…).

REGISTRATION OF ASSETS

In collaboration with the Logistic Officer in charge of assets management, as soon as asset < and > 100 $ is purchased, scans procurement file, gathers appropriate information and issues asset registration Tag. Number, States the asset Tag Number on the items, and forward the item to destination if is needed;

Tagging of Asset and support the Asset Verification on the Field

Implements any additional task and duty requested by his direct supervisor.

To be successful, you will have:

HND in Transport and Logistic, Accounting and Management or another equivalent diploma;

Bachelor degree in the same field is an added advantage

Two years of professional experience in the position of Logistic Assistant or in administration or other similar position with NGO;

Knowledge of the pack office, specifically Excel and Word

understand and write French and /or English

As a global, multinational and multicultural organization, EGPAF believes that diversity in the workplace enriches our work and enhances our impact and effectiveness. We believe that employees have the right to work in a climate of mutual respect and integrity that promotes dignity and respect for all, and that enables them to reach their full potential. The Foundation is committed to advancing diversity, equity, inclusion, and belonging (DEI&B), and we strongly encourage everyone to apply:

EGPAF is an equal opportunity employer and affords equal opportunity to all employees and applicants for employment regardless of race/ethnicity, color, religion, sex (including pregnancy, national origin, age, disability or genetics). In addition to country law requirements, EGPAF complies with Cameroon laws governing nondiscrimination in employment in every location in which the Foundation has facilities.

The Foundation does not charge any fees at any stage of the recruitment process. If you are asked to pay a fee at any stage of recruitment, please contact fraud@pedaids.org .

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Titre : Assistant(e) logistique

Département : Opérations

Lieu : Cameroun – Douala

Sous la responsabilité de : Responsable de la logistique et de la gestion des actifs

Rapports directs : Responsable de la logistique et de la gestion des actifs

Date de clôture : 15/11/2021

Comment allez-vous lutter pour une génération sans SIDA ?

L’assistant logistique travaille sous la supervision et les conseils du responsable de la logistique et de la gestion des actifs. L’assistant logistique est personnellement responsable du respect et de la mise en œuvre des procédures de la Fondation.

Principales tâches et résultats attendus

A EGPAF, les jours ne se ressemblent pas. À quoi pouvez-vous vous attendre en tant qu’Assistant(e) logistique ?

GESTION DES TRANSPORTS ET DES VÉHICULES

– Fournir des conseils et un soutien en matière de réparation et de gestion des véhicules, en liaison avec le responsable des transports ;

– Fournir le planning hebdomadaire des véhicules et partager avec l’ensemble du programme et du demandeur ;

– Préparer et soumettre à l’approbation de son superviseur le rapport mensuel de consommation des véhicules de la Fondation.

– S’assurer que tous les véhicules de la Fondation ont les documents requis par le gouvernement ;

– Organiser le mouvement des véhicules et des conducteurs, approuver la sortie de l’entrepôt. Prendre toute initiative en accord avec son superviseur pour répondre aux besoins du programme ;

– S’assurer que les véhicules et les chauffeurs respectent toutes les conditions de la politique de gestion de la flotte en relation avec les opérations.

GESTION DE L’ENTREPÔT

– Préparer toute la documentation nécessaire pour la réception de tous les biens et services des fournisseurs, y compris le GRN, après le contrôle technique du demandeur de l’unité technique autorisée en signant le bon de livraison ;

– Vérifier soigneusement avant la réception toutes les marchandises en qualité et quantité qui doivent être stockées ;

– En accord avec son superviseur, surveiller la sortie des marchandises de l’entrepôt.

– Maintenir un bon système de classement pour toutes les notes de réception de marchandises, les documents d’approvisionnement, les bons de sortie ;

– Estampille le bon de livraison et présente le dossier d’approvisionnement à son superviseur pour examen ;

– Procède aux copies et à l’archivage du dossier d’approvisionnement selon la procédure d’approvisionnement ;

– Tient un registre des articles fixes du bureau (mobilier de bureau et de programme).

– Fournit un inventaire mensuel des articles à son superviseur pour être joint au rapport mensuel.

– Effectuer un inventaire physique trimestriel de tous les articles et émettre un document de contrôle d’inventaire ;

– Mettre en place et mettre à jour les fiches d’inventaire pour tous les articles émis ou reçus dans/depuis la pharmacie et l’entrepôt. S’assurer que les formulaires de réquisition et les bons de sortie (GIO) sont correctement remplis pour tous les articles qui quittent l’entrepôt ;

– Vérifier et compter, les consommables et les équipements, les programmes saisis et s’assurer qu’ils correspondent aux quantités indiquées dans les feuilles de route ; facture ou GRN ;

– Une fois livrés à l’entrepôt, s’assurer que les articles sont envoyés sur le terrain en pensant à l’assistant administratif du programme ;

– Assurer les mouvements des articles stockés ;

– S’assurer que la quantité physique de certains articles est compilée dans la fiche de stock.

– S’assurer qu’il y a un bon de réception pour chaque article à stocker ;

– S’assurer qu’il y a un bon de sortie avec toutes les signatures avant une sortie de marchandise de l’entrepôt ;

– S’assurer que toutes les opérations de l’entrepôt sont entièrement documentées (carburant, entrepôt, saisie des programmes…).

ENREGISTREMENT DES BIENS

– En collaboration avec l’officier logistique en charge de la gestion des biens, dès qu’un bien < et > 100 $ est acheté, il scanne le dossier d’achat, rassemble les informations appropriées et émet une étiquette d’enregistrement du bien. Il appose le numéro de l’étiquette sur les articles et transmet l’article à sa destination si nécessaire ;

– Étiquetage des biens et soutien à la vérification des biens sur le terrain.

Effectuer toute autre tâche ou fonction demandée par son supérieur direct.

Pour réussir, vous devez avoir :

– BTS en transport et logistique, comptabilité et gestion ou un autre diplôme équivalent ;

– Une Licence dans le domaines sus-cité serait un avantage.

– Deux ans d’expérience professionnelle dans le poste d’assistant logistique ou dans l’administration ou autre poste similaire au sein d’une ONG ;

– Connaissance du pack office, notamment Excel et Word

– comprendre et écrire le français et/ou l’anglais

En tant qu’organisation mondiale, multinationale et multiculturelle, EGPAF estime que la diversité sur le lieu de travail enrichit notre travail et renforce notre impact et notre efficacité. Nous croyons que les employés ont le droit de travailler dans un climat de respect mutuel et d’intégrité qui favorise la dignité et le respect de tous, et qui leur permet d’atteindre leur plein potentiel. La Fondation s’engage à promouvoir la diversité, l’équité, l’inclusion et l’appartenance (DEI&B), et nous encourageons vivement toute personne sans distinction à postuler

EGPAF est un employeur soucieux de l’égalité des chances et offre des opportunités égales à tous les employés et candidats à l’emploi, sans distinction de race/ethnicité, de couleur, de religion, de sexe (y compris la grossesse, , d’origine nationale, d’âge, de handicap ou de génétique. En plus des exigences de la législation nationale, la Fondation respecte les lois camerounaises régissant la non-discrimination en matière d’emploi partout où la Fondation possède des installations.

La Fondation ne demande aucun frais à quelque étape que ce soit du processus de recrutement. Si l’on vous demande de payer des frais à un stade quelconque du recrutement, veuillez contacter fraud@pedaids.org.

Postuler (Apply for the job) sur son site Internet: https://phe.tbe.taleo.net/phe02/ats/careers/v2/viewRequisition?org=PEDAIDS&cws=41&rid=2531

The Weekly Job Report, Le rapport de travail hebdomadaire, 25/10/2021: https://afriquejobs.com/2021/10/31/the-weekly-job-report-le-rapport-de-travail-hebdomadaire-31-10-2021/

All companies hiring (Entreprises qui emploi au Cameroun): https://www.afriquejobs.com/2020/07/emplois-jobs-au-cameroun-liste-des.html

More jobs (Plus d\’offres d\’emploi): https://www.afriquejobs.com/